¿Cómo mejorar los procesos administrativos de mi empresa?

Dentro del mundo empresarial suele existir un problema en común: enfocarse en aumentar la eficiencia de la producción y descuidar las áreas administrativas. Dentro de los procesos administrativos existen muchas áreas de oportunidad que van desde la comunicación entre empleados, la cadena de producción, gasto de tiempo y de producto, inventarios, desperdicio de capital humano, entre muchos otras. 

Estos fallos o errores implican cientos de horas y recursos perdidos para la organización y muchas veces generan confusión en los empleados. Por lo que se necesita analizar y profundizar en dichos procesos para encontrar los eslabones flojos dentro de la empresa.

¿Cuáles son algunas de las razones que causan fallas en los procesos administrativos?

En muchas situaciones se toma la decisión de contratar un administrador junior. No cabe duda de que tener gente joven dentro de la compañía puede traer muchos beneficios, sin embargo, si se habla de que una persona sin experiencia va a tomar el mando de toda el área administrativa probablemente se esté cometiendo un grave error.

En el caso de empresas de mayor tamaño, esto resulta en poca eficiencia y en frustración, tanto de los directores como del mismo administrador. Además de que esta persona está usualmente contratada in house. Es decir que, en algunos casos realmente no necesita estar todo el día en la oficina, pero por su tipo de contratación necesita quedarse. Lo que resulta poco útil para ambas partes.

Otra situación recurrente, pero en pymes, es que, por falta de personal, no existe una persona destinada a supervisar los procesos administrativos, por lo que el gerente general tiene que tomar esa responsabilidad. El problema radica en que se desvía de sus actividades prioritarias y descuida tareas importantes y al hacer el trabajo administrativo “a medias” tampoco agrega valor a la empresa. 

Aquí se presentan dos escenarios distintos, no obstante, ambos necesitan una persona con experiencia administrativa que se concentre plenamente en realizar los procesos de manera efectiva.

¿Cómo lograr que los procesos administrativos sean más eficientes?

Primeramente, el cambio debe de venir desde adentro, una evolución de la cultura empresarial. Esta transformación implica buenos y mejores canales de comunicación entre todos los colaboradores de la organización y la implementación de procesos nuevos.

Ahora bien, antes de comenzar, se deben de analizar todos los procesos dentro de la compañía. Es decir, imagina una empresa que se dedica a vender alimentos, este análisis va a abarcar todos los pasos de la elaboración del producto. La recolección de la materia prima, la producción, el manejo de inventarios, la transportación a las tiendas de autoservicio, los reportes de ventas, tan solo por mencionar algunos. 

Para poder encontrar los fallos y cuellos de botella necesitarás mapear estos procesos paso a paso, lo que significa diseñar un flujo de sus actividades, lo que resulta en un entendimiento y comprensión más fiel de la situación real.

Aquí te puedes apoyar de una herramienta sumamente útil conocida como la metodología o análisis Makigami.

¿Qué es el análisis Makigami? 

Es una técnica de enfoque estructurado aplicada para detectar todos los “desechos” y pérdidas que ocurren dentro del flujo de una actividad. Al abarcar todas las áreas y procesos de la organización es capaz de capturar todas las actividades secundarias de la empresa, identificando todas las pérdidas o actividades que no agregan valor a la organización. 

Según los resultados, se podrá conducir un mejor manejo administrativo y planeación del futuro basado en la eliminación de pérdida. Como puedes ver esta metodología implica la comprensión y medición del rendimiento de los procesos administrativos junto con la detección de anomalías y desperdicios, ahora veamos una metodología dirigida hacia el cambio de la visión del personal de la organización.

Metodología Kaizen

Conocida como una de las metodologías ágiles, implica la mejora de la calidad, el aumento de la productividad y un nivel mayor de satisfacción del cliente. La cultura Kaizen promueve que todos los miembros de tu equipo se sientan independientes y libres. Asumiendo mayor responsabilidad y ejecutando acciones que involucran la toma de decisiones. 

Recuerda que no importa el puesto dentro del organigrama, cualquier persona puede aportar e impactar a la empresa de manera positiva con ideas innovadoras. De la misma manera, el personal se sentirá más motivado lo que conlleva mejoras en la productividad de la organización y en la eficiencia de las tareas. 

Ahora bien, considerando que una empresa tiene necesidades fluctuantes de trabajo y necesita del mejor talento para alcanzar sus objetivos, contar con un Junior Senior puede ser de gran ayuda. Según la conveniencia y requerimientos específicos de la organización, durante la primera reunión se estiman y agendan las horas y días para que este experto efectúe las tareas administrativas de forma apropiada. 

Ahora bien, puede que te preguntes qué es un Junior Senior. Es una nueva y única solución que buscar optimizar los procesos de las empresas a través de la digitalización y conexión con servicios prestados por personas sobre los 50 años, aprovechando sus cualidades al realizar las tareas. Para saber más sobre esta nueva solución y como podrías beneficiar de ella. Te invito a contactarte con equipo ServiSenior. 

Sin duda, la experiencia y capacidad de los miembros del equipo ServiSenior será un apoyo para cumplir con las metas y necesidades de un negocio, además de ayudar a la reinserción laboral para personas que por su edad quedan marginados del mercado laboral. El junior Senior es un servicio que beneficia a tu empresa y a la sociedad.

Esta entrada fue posteada el Wednesday, April 10, 2019 a las 10:58 AM en la categoría Seniors, Trámites